Käytättekö työporukan kesken WhatsAppia? Sovelluksen käyttö työyhteisöjen viestintäkanavana on lisääntynyt. Työpaikkojen WhatsApp-ryhmissä julkaistaan uutisia, tiedotetaan virkistysasioista, kerrotaan vapaa-ajan sattumuksista ja kysellään esimerkiksi vuoronvaihdoista.
Kannattaa kuitenkin muistaa, että WhatsAppin käyttö on vapaaehtoista, eikä esimies voi vaatia työntekijää liittymään sen käyttäjäksi tai seuraamaan sitä vapaa-ajallaan. Työntekijällä on työn ja vapaa-ajan erottamisoikeus. Vapaa-ajalla oman puhelimen voi siis pitää niin sanotusti työnantajalta kiinni, jos viestien seuraamista ei ole erikseen sovittu työtehtäväksi.
Jos WhatsApp-seuranta liittyy työtehtäviin tai jos sen seuraamista edellytetään, lasketaan se työajaksi. Mikäli työ edellyttää sosiaalisen median seuraamista ja siihen reagointia, on sen myös oltava mahdollista työnantajan tarjoamilla työvälineillä.
WhatsAppin käyttöön työssä liittyy tietoturvariski
WhatsApp on ongelmallinen työkäytössä jo siksi, että sovelluksen käyttöehdot kieltävät sen käyttämisen muuhun kuin henkilökohtaiseen tarkoitukseen, muistuttaa SuPerin tietosuojavastaava Sakari Hulkkonen. Sovelluksen käytön myötä syntyy lisäksi tietosuojariski, sillä WhatsApp ei noudata henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Siksi sovelluksessa ei kannata julkaista esimerkiksi arkaluontoisia henkilötietoja.
– Olemmekin SuPerista antaneet palautetta jäsenten työnantajille niiden WhatsApp-käytöstä ja todenneet, että sen käyttö työasioihin ei ole hyväksyttyä, Sakari Hulkkonen toteaa.
WhatsApp sopii kevyeen ja epäviralliseen viestittelyyn
SuPerin sopimusasiantuntija Teemu Hiilinen kehottaa sopimaan WhatsAppin käytöstä selkeät pelisäännöt. Työyhteisössä kannattaa linjata, millaista sisältöä sovellukseen laitetaan ja mihin kellonaikaan.
– Voidaan esimerkiksi sopia, että työaikana laitetaan työtä sivuavia asioita ja työajan ulkopuolella muita asioita. Tämä voi tietysti olla haastavaa työyhteisössä, jossa tehdään kolmivuorotyötä.
Työporukan WhatsApp-ryhmä ei ole sopiva kanava antaa kehittävää palautetta työntekijöille tai kollegoille. Eräässä tapauksessa esimies julkaisi työpaikan WhatsApp-ryhmässä työntekijän käyttäytymistä koskevan asiakaspalautteen. Vaikka esimies ei suoraan nimennyt ketään, pystyi kuka tahansa päättelemään, kenestä oli kyse. Palaute pitäisi kuitenkin käydä läpi asiallisesti ja mieluiten kahden kesken.
Parhaimmillaan WhatsApp-kanavasta voi muodostua leppoisa kahvikerho, jossa työn ulkopuolisia asioita puidaan rennolla otteella.
– Siellä voidaan jakaa vaikka omien kissojen ja koirien kuvat. Se voi olla hyvinkin työyhteisön yhteishenkeä tukeva viestintäkanava, Hiilinen sanoo.
Lähde: Työoikeuden emeritusprofessori Seppo Koskinen: Työtehtävien hoitaminen puhelimella ja erityisesti WhatsApp. Edilex.fi
