Kaikkea työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä rajoittaa työelämän tietosuojalain vaatimus siitä, että käsittelyn pitää olla tarpeellista työntekijän työsuhteen kannalta. Työnantajan on tarpeellista kerätä ja käsitellä ensinnäkin sen lakisääteisten velvoitteiden, kuten palkanmaksun sekä sosiaaliturvamaksujen, sairaspäivärahojen ja muiden sosiaalietuuksien maksamiseen tarvittavia tietoja. Lisäksi käsittely voi olla tarpeellista muuten työsuhteen hoitoon, työntekijöiden valitsemiseen, työehtosopimusten noudattamiseen, työsuojeluun ja työturvallisuuteen tai työterveyshuoltoon liittyen.
Terveystiedot ovat arkaluonteisia henkilötietoja
Työnantaja voi kerätä terveystietoja työntekijältä itseltään tai muualta silloin, jos työntekijä antaa siihen kirjallisen suostumuksen.
Työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijöiden terveystietoja ensinnäkin silloin, jos se on tarpeellista sairausajan palkan maksamiseksi. Toiseksi tietoja saa käsitellä sen selvittämiseksi, onko työntekijällä oikeus olla poissa työstä. Näissä tilanteissa tarpeellisia tietoja ovat käytännössä sairauspoissaolotodistukset.
Työkyvyn arvioimiseksi tietoja saa käsitellä, jos työntekijä itse haluaa, että hänen työkykyään selvitetään hänen terveydentilatietojensa perusteella. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi työkykyneuvottelu yhdessä työterveyshuollon kanssa. Työntekijällä ei ole velvollisuutta luovuttaa tietoja työkyvyn arviointiin, mutta usein voi olla työntekijän edun mukaista antaa tiedot. Näin on esimerkiksi silloin, kun sairastuminen on puutteellisen työsuorituksen syynä.
Muissa laeissa voi olla säädetty tilanteista, joissa työnantajalla on oikeus käsitellä terveystietoja. Esimerkiksi työturvallisuuslaissa määrätään, että työnantaja on velvollinen huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Tässä tarkoituksessa työnantajan on huomioitava myös työntekijöiden henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat, jolloin voi olla tarpeellista käsitellä työntekijöiden terveystietoja.
Lisäksi työnantaja voi joutua käsittelemään terveystietoja myös siinä vaiheessa, kun työntekijä hakee eläkettä, koska eläkeyhtiö voi pyytää työnantajalta lausunnon työntekijän kyvystä selvitä työtehtävistään.
Työnantaja saattaa edellyttää uusilta työntekijöiltä työhöntulotarkastuksessa laadittua työhön soveltuva -lausuntoa. Tällaiseen lausuntoon ei kuitenkaan ole syytä merkitä tietoja työntekijän terveydestä – tieto siitä riittää, onko työntekijä soveltuva työhön vai ei, tai millä rajoituksilla hän työhön soveltuu.
Terveyttä koskevien tietojen luovuttaminen ja säilyttäminen
Laissa potilaan asemasta ja oikeuksista sekä työterveyshuoltolaissa terveyttä koskevat tiedot on määrätty salassa pidettäviksi. Työterveyshuollossa kerätyt työntekijöiden terveystiedot kerätään työnantajan rekistereistä erilliseen potilasrekisteriin.
Työnantajalla ei ole lähtökohtaisesti oikeutta saada työntekijää koskevia tietoja työterveyshuollosta edes suullisesti lääkärin kertomana. Tietoja voidaan luovuttaa työterveyshuollosta työnantajalle vain kahdessa tapauksessa: jos työntekijä antaa siihen nimenomaan suostumuksen tai jos laissa on erikseen säädetty tilanteesta, jossa jokin tieto luovutetaan.
Toiseen suuntaan tietoja täytyy joissakin tilanteissa luovuttaa. Työterveyshuoltolaissa on määrätty, että viimeistään kun työntekijän poissaolo on jatkunut kuukauden ajan, työnantajalla on velvollisuus ilmoittaa työntekijän sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon. Lisäksi työnantajalla on oikeus luovuttaa työterveyshuoltoon työntekijän työkykyä koskeva lausunto tai todistus, jonka työntekijä on itse antanut työnantajalle. Työntekijä voi kuitenkin kieltää lausunnon tai todistuksen luovuttamisen työterveyshuoltoon.
Terveystiedot täytyy lain mukaan säilyttää työpaikalla tai henkilöstöhallinnossa erillään muista työntekijöiden henkilötiedoista. Työnantajan on hävitettävä työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot välittömästi, kun niiden käsittelylle ei ole enää perustetta ja arvioitava tietojen käsittelyperuste ja tarve vähintään viiden vuoden välein. Esimerkiksi sairaslomatodistuksia ei ole sallittua säilyttää avoimesti kansliassa tai muussa vastaavassa tilassa, jossa työntekijät voivat tahattomasti nähdä tietoja toistensa poissaoloista ja terveydentilasta.
Terveydentilatietojen käsittelijät ja vaitiolovelvollisuus
Työnantajan täytyy nimetä organisaatiossaan ne tehtävät, joissa käsitellään työntekijöiden terveydentilatietoja. Nimeäminen täytyy olla perusteltua, eli työnantaja ei voi varmuuden vuoksi nimetä kaikkia työntekijöitä terveydentilatietojen käsittelijöiksi.
Perustellusti työntekijöiden terveystietoja työpaikoilla käsittelevät esimerkiksi lähimmät ja ylemmät esimiehet, henkilöstöhallinnon työntekijät ja palkanlaskijat. Muut kuin työnantajan nimeämiä tehtäviä hoitavat henkilöt eivät saa käsitellä terveydentilatietoja.
Työelämän tietosuojalain mukaan terveystietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivullisille. Työnantajan puolesta työntekijöiden tietoja käsittelevillä henkilöillä ei siis ole yleistä oikeutta kertoa muille työntekijöille tai talon ulkopuolelle työntekijää koskevaa sairauspoissaolotietoa. Suositeltavaa on, että poissaolosta pääsääntöisesti tiedotetaan niin, että ”työntekijä on poissa”.
Vain jos sairauspoissaolotiedon kertominen muille on tarpeellista ja työntekijä itse antaa suostumuksen asiasta puhumiseen, voi asiasta kertoa työpaikalla. Tietyn työntekijän sairauspoissaolojen päivittely kahvipöydässä muiden työntekijöiden kuullen ei siis ole asianmukaista työntekijöiden terveystietojen käsittelyä. Poissaolon syytä ei ole myöskään sallittua ilmoittaa kaikille työyhteisön yhteisessä ryhmäkeskustelussa, jos työntekijä ei sitä itse halua.
Henkilötietojen käsittely – muista nämä
- Koska työntekijöiden henkilötietojen käsittely edellyttää sitä, että käsittely on tarpeellista, voi mietityttävässä tilanteessa työnantajalta pyytää perusteluja siitä, miksi tiettyä tietoa pyydetään. Jos esimerkiksi sairauspoissaoloista puhumisen käytännöt työpaikalla ovat epäselvät, kannattaa asia ottaa puheeksi esimiehen kanssa.
- Jos esimies kertoo terveystietojasi ilman lupaasi muille työntekijöille tai asiakkaille, huomauta esimiestä asiasta. Jos esimies ei muuta toimintatapojaan, voit ottaa yhteyttä esimiehen esimieheen, luottamusmieheen tai työsuojeluvaltuutettuun.
- Uuden tietosuojasääntelyn myötä suuremmilla yrityksillä ja kunnilla on oltava myös tietosuojavastaava, joka vastaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista organisaatiossa. Oman organisaation tietosuojavastaavan puoleen voi kääntyä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa.
