Viestinnän haasteet ovat monella sosiaali- ja terveysalan työpaikalla tuttuja juttuja. Etelä-Savon hyvinvointialueella Eloisassa palvelukeskuksen ja kotihoidon fysioterapeuttina työskentelevä Mari Virta tarttui aiheeseen ja teki ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon lopputyönä tutkimuksen ja seitsemän ehdotusta Eloisan kotihoidon sähköisen viestinnän kehittämiseksi.
– Huomasin omassa työssäni, että monet kotihoidon työntekijöistä saattavat avata harvoin sähköpostinsa tai Teamsinsa. Työntekijöiltä voi jäädä paljon tietoa saamatta, kyselyihin ei välttämättä tule vastauksia eikä tieto välity ajoissa, kertoo Virta, joka on aiemmin työskennellyt pitkään toimittajana.
Tutkimuksessa kyselyyn vastasivat Eloisan kotihoidon työntekijät ja esihenkilöt.
Tulokset kertovat, että viestintää estävät työn suunnittelun, viestinnän osaamisen ja vuorovaikutuksen haasteet. Viestinnän onnistumista sen sijaan edistävät esihenkilöiden laatima viikkokooste, viestinnän hoitamiseen varattava aika, viestintään liittyvä koulutus sekä yhdessä laaditut viestinnän pelisäännöt.
Mari Virta huomauttaa, että vaikka opinnäytetyö käsittelee juuri Eloisan kotihoidon viestintää, samat haasteet ja kehitysideat koskevat montaa muutakin työpaikkaa.
Syy, miksi sähköpostit jäävät helposti lukematta tai Teams avaamatta, ei yllätä.
– Työ on tosi kiireistä. Tutkimukseen vastanneiden työntekijöiden mielestä ajan vähyys on suurin viestintää estävä tekijä. Suurin osa vastaajista kuitenkin koki sähköisen viestinnän tärkeäksi omassa työssään, sanoo Virta.
Viestintäkanavia on myös paljon, Virran tutkimuksessa niitä mainittiin 12.
– Viestejä tulee valtava määrä ja sähköpostit liitteineen ovat pitkiä. Sama viesti saattaa tulla myös monen eri kanavan kautta, ja sekä esihenkilöt että työntekijät kokivat sen hankalaksi.
Tutkimuksessa nousi esille psykologinen turvallisuus ja vuorovaikutuksen tärkeys. Työntekijät pitäisi saada mukaan vaikuttamaan viestintään.
– Kun tiedän työn kiireen, niin jäin itse miettimään, että miten arjessa voitaisiin saada aikaa viestinnälle ja sen kehittämiselle, pohtii Virta.
1. Esihenkilö, kokoa viestit viikkokoosteeseen
Isoissa organisaatioissa sähköpostia lähetetään paljon ja laajalla jakelulla. Kaikki tiedotteet eivät koske kaikkia. Tieto kulkee paremmin perille, jos esihenkilö tekee organisaation sisältä tulleista viesteistä kerran viikossa lyhyen koosteen henkilökunnalle. Koosteviestissä kerrotaan selkeästi olennaisimmat asiat. Henkilökunta pysyy kartalla suunnitelmista, mutta aikaa säästyy pitkien postien ja liitteiden availulta muuhun.
2. Varaa aika viestinnälle
Työpäivässä ja työsuunnittelussa pitäisi olla selkeästi osoitettu aika, jolloin hoidetaan viestintään liittyvät asiat. Jo kymmenen minuuttia päivässä mahdollistaisi, että ehtii edes avata, lukaista ja tarpeen mukaan reagoida saapuneisiin sähköposteihin ja Teams-viesteihin. Viestintä on yksi työtehtävä: Kaikkien oikeus ja velvollisuus. Se koskee sekä esihenkilöitä että työntekijöitä.
3. Älä spämmää
Lähetätkö ihan vain varmuuden vuoksi kahta ihmistä tavoittelevan viestin koko työporukalle? Täyttyykö oma sähköpostisi parin lauseen ”kiva, kiitos” -viesteistä, mutta et oikeastaan edes tiedä, ketä tässä kiitellään? Saatko saman viestin monelta pomolta? Sopikaa huolellisesti niin omalla työpaikalla kuin organisaation tasollakin, mitä tietoa jaetaan ja mille ryhmälle.
4. Asiat tärkeysjärjestykseen
Työpaikoilla on paljon viestintäkanavia: Puhelin, sähköposti, Teams ja kaikki sen eri ryhmät, WhatsApp, Intra, sähköinen tai perinteinen ilmoitustaulu – ja nämä vain niitä yleisimpiä. Sopikaa kiireellisyysjärjestys: Mistä kanavasta tulleeseen viestiin olisi hyvä reagoida heti, minkä kanavan viestin lukemisen voi jättää seuraavaan päivään?
5. Pelisäännöt pöytään
Työpaikalla kannattaa tehdä yhdessä viestinnän pelisäännöt, vaikkapa niin, että kaikkien on luettava sähköpostit edes muutaman kerran viikossa tai että viestit yritetään aina pitää mahdollisimman lyhyinä. Kun pelisäännöt ovat selkeitä ja yhdessä tehty, ne selkiyttävät viestintää ja auttavat kaikkia ymmärtämään, että viestintä kuuluu työhön. Samalla työntekijätkin pääsevät vaikuttamaan ja osallistumaan viestintään.
6. Tarvitaan koulutusta
Viestintäosaamista kannattaa kehittää. Esimerkiksi Teams on työkaluna monelle vielä vieras. Työntekijät eivät voi käyttää sujuvasti välineitä tai kanavia, joihin he eivät ole saaneet mitään perehdytystä.
7. Turvallinen ympäristö
Jos työntekijöitä halutaan kannustaa osallistumaan viestintään, täytyy työpaikan ilmapiirin olla avoin ja turvallinen, sellainen että jokainen uskaltaa kysyä, ottaa kantaa, ehdottaa uutta ja kommentoida. Panostakaa tähän yhdessä.
