Varkaudessa kiky-tunnit päätettiin käyttää henkilöstön kehittämiseen. Luottamushenkilöiden Kunteko 2020 -valmennuksessa Varkauden, Kangaslammin ja Joroisten kotihoidossa kehittämiskohteeksi valittiin tiedonkulun sujuvoittaminen.
Työhön tarttui kolmen kopla, johon kuuluvat SuPerin pääluottamusmies Marja Kiljunen, Jytyn pääluottamusmies Päivi Väänänen sekä SuPerin työsuojeluvaltuutettu Riitta-Liisa Luostarinen.
– Tiedon kulkua helpottamalla voidaan samalla keventää työntekijöiden psykososiaalista kuormaa, josta on kotihoidossa näyttöä, Luostarinen sanoo.
Työryhmä kuulosteli aluksi työntekijöiden ja esimiesten ajatuksia sekä havainnoi tiedon kulkua ja kulkemattomuutta kentällä. Vastauksia siihen, mikä toimii ja mikä ei, ja mitä voisi tehdä paremmin, haettiin henkilöstölle suunnatulla kyselyllä.
– Tiedonkulun ongelmat kotihoidossa ovat nousseet esille jo useampana vuonna. Kysely antoi meille tarkempaa tietoa. Saimme samalla myös paljon hyviä kehittämisehdotuksia, palvelualuepäällikkö Reetta Kettunen sanoo.
Noin puolet kotihoidon 90 työntekijästä vastasi kyselyyn. Heistä 67 prosenttia oli lähihoitajia tai kodinhoitajia.
– Työnantaja kannusti vastaamaan arpomalla vastaajien kesken elokuvalippuja, Kiljunen kertoo.
Kotihoitoon napakampaa raportointia
Asiakastiedon siirtymisessä oli selkeästi kehitettävää. Vastaajista 43 prosenttia koki, että ei pystynyt kattavasti käyttämään mobiilia asiakastiedon siirrossa. Nykyisillä sovelluksilla kaikkea tietoa ei voida kirjata asiakkaan luona, vaan työtä on jatkettava toimistolla.
– On sekä asiakkaan että hoitajan etu ja turva, että oleellinen ja tarkka tieto ennätetään kirjata saman vuoron aikana. Huomenna asiakkaan tilanne voi olla jo toinen. Ja mitä et ole kirjannut, sitä et ole tehnyt, Kiljunen sanoo.
Peräti 35 prosenttia oli sitä mieltä, että asiakastieto ei siirtynyt kattavasti aamuraportissa.
Peräti 35 prosenttia oli sitä mieltä, että asiakastieto ei siirtynyt kattavasti aamuraportissa. Kyselyn aikaan Varkaudessa kokeiltiin suullisesta aamuraportista luopumista. Myöskään sairaanhoitajaa ei ollut paikalla.
Erään vastaajan mukaan kokeilu johti tilanteisiin, joissa tiedonkulku asiakkaan asioissa oli epäselvää ja sattumanvaraista. Asiakkaiden luona saatettiin käydä peräkkäin, kun ei ollut tietoa, kenen luona sairaanhoitaja oli jo käynyt.
– Suulliseen aamuraporttiin ja siihen, että sairaanhoitaja on paikalla, on jo palattu, Kettunen kertoo.
– Tapaa raportoida voisi edelleenkin napakoittaa, Kiljunen jatkaa.
Hoitajat kaipasivat kasvokkain kohtaamista
Eniten työhön liittyviä asioita, kysymyksiä ja kehittämisideoita tuotiin esille työpaikkakokouksissa ja tiimipalavereissa sekä keskustelemalla suoraan esimiehen tai lähiesimiehen kanssa. Neljännes vastaajista piti sähköpostia hyvänä kanavana. Tekstiviestiä suosi vain viisi prosenttia.
Toivotuin tapa kehittää työnantajan ja työntekijöiden välistä tiedonkulkua oli kohtaaminen kasvokkain tiimipalaverissa tai työpaikkakokouksessa. Työnantajan läsnäoloa myös kaivattiin.
Osa vastaajista piti tärkeänä, että uusi tieto välittyy kaikille sähköpostiin, ja että hoitajat myös velvoitetaan lukemaan sähköpostiaan.
– Päätökset, yhteiset asiat, organisatoriset asiat on saatava kaikille tietoon tai paikkaan, mistä jokainen tietää hakea tietoa, heistä eräs kirjoittaa.
Itseohjautuvuutta kokeiltiin siten, että hoitajat jakoivat itse työvuorot ja käyntipaikat.
Vuoden alussa kotihoidossa siirryttiin neljästä tiimistä kahteen isompaan. Samalla Hongiston-Vattuvuoren asumisyksikkö muutettiin palvelultaan kotihoidoksi. Itseohjautuvuutta kokeiltiin siten, että hoitajat jakoivat itse työvuorot ja käyntipaikat.
– Palasimme keskitettyyn työnjakoon, koska se toimii paremmin, Kettunen kertoo.
Uutena viestinnässä otettiin käyttöön tiimikohtaiset WhatsApp-viestit. Pikaviestipalvelussa tiedotetaan työnjaosta, sijaisuuksista ja ajankohtaisista asioista.
Pikaviesteihin siirtyminen herätti ennakkoon myös kritiikkiä.
– Isoille porukoille, kuten kotihoito, WhatsApp ei ole toimiva ratkaisu, sillä tieto häviää nopeasti keskustelun lomassa, perusteli eräs vastaajista.
Kotihoidon työntekijöille lisää aikaa työtä järkeistämällä
Painavimmin esille nousi toive, että tiedon välittämiseen, sen lukemiseen ja palavereihin osallistumiseen olisi enemmän aikaa.
– Aikaa saadaan vain, jos resursseja on riittävästi, Kiljunen muotoilee.
Palvelualuejohtajan mukaan säännöllisiin tiimipalavereihin on jatkossa järjestettävä aikaa ja hoitajille oikeasti mahdollisuus myös osallistua niihin.
Aikaa aiotaan Kettusen mukaan järjestää työtä järkeistämällä. Keinoja lainataan alkujaan autoteollisuudessa käytetystä lean-toiminnasta, jossa työprosessit käydään tarkkaan läpi ja katsotaan, mihin aika käytännössä hupenee.
– Kotihoidossa lean tarkoittaa esimerkiksi, että ei ajella autolla turhaan edestakaisin, hän vertaa.
Tiedon jumittaminen nousi esille myös perehdyttämistä koskevissa kommenteissa. Kentällä perehdyttämiseen on varattu kolme päivää. Keskeiset asiat on koottu listaksi, jota ruksitaan sitä mukaa, kun asioita käydään läpi.
– Eri yhteistyötahojen kesken pitäisi päivittää tiedot ajan tasalle. Ihan puhelinnumerot, ja keneen missäkin asiassa otetaan yhteyttä, Luostarinen sanoo.
Hoitajat kehittävät tiedonkulkua aktiivisesti
Omaisiin oltiin tavallisimmin yhteydessä soittamalla, tekstaamalla tai sähköpostilla. Perinteistä viestivihkoa käytettiin ahkerasti, mutta sen tietoturva askarrutti.
– Vanha konsti toimii kotihoidossa hyvin edelleen, eikä se ole kalliskaan, Kiljunen sanoo.
Vapaamuotoisissa vastauksissa ehdotettiin, että toiminnanohjaus- ja asiakastietosovellus Hilkan omaisviestintä otettaisiin käyttöön. Tätä harkitaan, mutta Kettusen mukaan ajankohta milloin ominaisuus otetaan käyttöön, ei vielä ole tiedossa.
– Etenkin kaukana olevalle omaiselle sekin tieto, että kaikki on ihan ok, on tärkeää, hän sanoo.
Tiedonkulun kehittämistä asiakkaan asioissa eri sidosryhmien, kuten laboratorion, sairaalan, röntgenin, kuntoutusosaston, palveluasumisen ja yksityisten palveluntuottajien kesken, pidettiin kaikkein hankalimpana. Ratkaisuna ongelmaan esitettiin myös yksityisille palveluntuottajille avointa potilastietojärjestelmää. Varkaudessa on käytössä LifeCare-järjestelmä, johon yli 80 prosenttia oli kyselyssä tyytyväisiä.
Kiljunen kertoo, että vuoden kuluttua on aika arvioida, miten tiedonkulun petraamisessa onnistuttiin. Osallistumishalukkuudesta kehittämistyöhön pääluottamusmies ei ole pätkääkään huolissaan.
– Varkaudessa kotihoito on ollut aina aktiivinen kehittämään työtään. Monessa kokeilussa on jo oltu mukana!
Lue myös: Riihimäen kotihoito selätti kriisin – Nyt kotihoito on haluttu työpaikka
